GPDR

Örebrocyklisternas personuppgiftspolicy för Hjälmaren Runt och Vänern Runt

Örebrocyklisterna värnar om den personliga integriteten. Alla deltagare i våra motionslopp ska känna sig trygga när de lämnar sina personuppgifter till oss. Örebrocyklisterna följer dataskyddsförordningens lagar och regler för att skydda den personliga integriteten.

GDPR (General Data Protection Regulation) är en ny EU-förordning som gäller i hela EU från 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen (PUL). Mycket är sig likt men kraven på hur företag och föreningar får behandla dina personuppgifter skärps.

Med anledning av GDPR har vi Örebrocyklisterna förtydligat villkoren för dig som deltagare. När du väljer att anmäla dig till något av våra motionslopp godkänner du samtidigt vår Personuppgiftspolicy. Om du inte godkänner villkoren kan du tyvärr inte delta i våra lopp.

Detta är en utförlig beskrivning av hur Örebrocyklisterna behandlar dina personuppgifter

Vad är en personuppgift?

En personuppgift kan vara ditt namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, nationstillhörighet eller en bild. Tillsammans eller enskilt bildar dessa en personuppgift.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Från dig som deltagare. Vi sparar de personuppgifter som du lämnar till oss när du anmäler dig till något av våra arrangemang.

Vilka personuppgifter och register behandlar vi och varför?

Vi samlar in följande personuppgifter från dig; namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och betalningsinformation. När dessa är insamlade tilldelas du ett startnummer.

Personuppgifterna samlas in för att:

Du ska kunna delta i något av våra lopp.
Vi ska kunna säkerställa att du har anmält dig och betalat din anmälningsavgift.
Vi ska kunna kontakta dig eller någon anhörig före, under och efter loppet.
Vi ska kunna erbjuda personlig service med bl.a. deltagarlista, infobrev och fotografering.

Hur länge sparas mina personuppgifter och vad har jag för rättigheter?

Dina personuppgifter sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra tjänster till dig.

Du har rätt att när som helst begära ett registerutdrag av dina personuppgifter som behandlas av oss. Detta genom att maila begäran till hjalmaren@orebrocyklisterna.se eller vanern@orebrocyklisterna.se. Vi återkommer med svar till dig per mail inom 30 dagar från begäran.

Du har rätt att närsomhelst få dina uppgifter rättade.

För dataportabilitet och begränsning av personuppgifter enligt artikel 13.2 i den nya dataskyddsförordningen (GDPR) läs mer på Datainspektionens hemsida, se länk nedan.

Du har rätt att när som helst få dina personuppgifter raderade. Notera att för att kunna delta i något av våra lopp behöver vi spara dina personuppgifter. Raderar vi dina personuppgifter försvinner också historiken från de av Örebrocyklisterna arrangerade lopp som du tidigare deltagit i.

Var behandlas mina personuppgifter?

Inom EU/EES

Kontaktuppgifter

Vid frågor kontakta oss:

Örebrocyklisterna, Box 85, 70141 Örebro

E-post: cykel@orebrocyklisterna.se (märk mejlet med ”GDPR”)

För klagomål på Örebrocyklisternas hantering av personuppgifter i samband med Hjälmaren Runt och Vänern Runt

Kontakta Datainspektionen, se länk nedan.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Örebrocykliserna, Adolfsbergsvägen 4, Örebro (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ”Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund”.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. träningsverksamhet och medlemsmöten), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till målsmän m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlingsavgifter m.m.).

Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med ansökan om tävlingslicens till SF/SDF. Utöver behandlingen av personuppgifter vid licensansökningsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle kopplat till licensens regelverk. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet och föreningens hemkommun.

Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

• Hantering av medlemskap i föreningen
• Föreningsadministration
• Deltagande i föreningens träningsverksamhet
• Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet
• Licenshantering
• Ansökan om bidrag
• Sammanställning av statistik och uppföljning
• Utbildningar arrangerade av föreningen
• Kontakt med medlem
• Besök på vår hemsida
• Publicering av material på hemsida och sociala medier
• Tillträdesförbud (om tillämpligt)
• Ordningsstörningar och otillåten påverkan (om tillämplig)

Vilka delar vi personuppgifter med?
Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande.

Om föreningen vid något enstaka tillfälle måste dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras särskilt om detta. Det kan exempelvis vara aktuellt när/om du anmäls till tävling i tredje land.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?
Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du kan enkelt begära ett registerutdrag i IdrottOnline via Min Sida.

Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du kan enkelt begär dataportabilitet av dina personuppgifter i IdrottOnline via Min Sida.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk
• Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Mer information om hur föreningen arbetar för att tillvarata dina rättigheter återfinns i Instruktioner för att tillvarata enskildas rättigheter.

Om du vill veta mer
Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen.